Regelmäßig zum Erfolg: Schritt für Schritt!

(veröffentlicht im ORTHOforum 2020)
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Die letzten Monate waren für viele Praxen eine echte Herausforderung: Manche Praxen hatten im April 2020 Umsatzeinbußen von über 50% zu verzeichnen, ohne dass die Kosten überproportional gesunken wären. Mittlerweile hat sich bei den meisten Praxen wieder eine (neue) Normalität eingestellt und viele von Ihnen versuchen, das aufzuholen, was in den letzten Monaten nicht erwirtschaftet werden konnte. Aber wie?

Fangen wir mit der guten Nachricht an: Eine Zahnfehlstellung, die nicht behandelt worden ist, reguliert sich nicht von selbst! Und auch Ihre Behandlungsschritte erledigen sich nicht von selbst!

Während ein Schnupfen gerne mal von alleine „ausheilt“, so sind Sie erfreulicherweise in einer Branche, in der eine spontane Selbstregulierung eines Bisses eher die Seltenheit ist. Deshalb sind nicht durchgeführte Behandlungen in der Regel nur aufgeschoben.

Kommen wir nun zu den nicht so guten Nachrichten: Erstens müssen Sie es erstmal organisatorisch schaffen, die Behandlungen – gerade bei dem aktuellen Mehraufwand – durchführen zu können, und andererseits ist Corona noch nicht ausgestanden. Weiterhin besteht die Unsicherheit einer zweiten Welle und eines erneuten Lock-Downs!

Was also tun?

Die Regeln des Erfolges haben sich durch die aktuelle Situation zwar etwas verändert, sind aber im Grundsatz gleichgeblieben.

Schritt 1: Raus aus dem Hamsterrad!

Bevor es losgeht, sollten Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Situation verschaffen. Welcher Umsatz fehlt Ihnen? Welchen Umsatz brauchen Sie? Wie ist Ihre Kostenstruktur?

Hierzu stehen Ihnen im Schwerpunkt zwei Informationsquellen zur Verfügung:

A) Ihre Praxissoftware zeigt Ihnen, wie hoch Ihre erbrachten Leistungen z.B. im ersten Halbjahr waren. Setzen Sie dies in den Vergleich mit den Leistungen des Vorjahres bzw. Ihrer Planung – die Sie hoffentlich haben.

B) Ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) hilft Ihnen, Ihre Geldflüsse und Ihre Kosten einzuschätzen. Auch hier ist ein Abgleich mit dem Vorjahr oder der persönlichen Planung sinnvoll.

Beachten Sie, dass durch die Auszahlungssystematik der KVZen das tatsächliche Ausmaß von Corona in Ihrer BWA noch gar nicht sichtbar sein kann. Denn frühestens mit der Restzahlung für das zweite Quartal sehen Sie in den Geldflüssen (also Ihrer BWA), wie das zweite Quartal 2020 gelaufen ist. Hier können Sie aber über Ihre Praxissoftware abschätzen, welcher Rückgang auf Sie zukommt.

Schritt 2: „Laden Sie Ihre Patienten ein, wieder zu Ihnen zu kommen“

Umsatz entsteht aus zwei Faktoren: (Anzahl der Patienten) x (Umsatz pro Patient)!

Anzahl der Patienten: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Patienten wieder zu Ihnen in die Praxis kommen – sollten Sie es nicht sowieso schon tun. In den vergangenen Monaten waren viele Patienten durch die Medien verunsichert, ob Sie in (KFO- bzw. Zahn-/Arzt-) Praxen gehen sollen oder es – zum Schutz der Praxismitarbeiter, aber auch für den eigenen Schutz – lieber lassen sollen.

Geben Sie hier eine klare Stellungnahme ab, dass die Patienten wieder in Ihre Praxis kommen sollen und hier auch sicher sind. Wahrscheinlich gibt es kaum andere Räumlichkeiten, die auf einem hygienisch hohen Level sind, wie Praxen in Deutschland.

Umsatz pro Patient: Dies wird sicherlich für die nächsten Monate in einigen Praxen ein wichtiges Thema werden, da viele Patienten in Kurzarbeit waren oder sogar ihre Arbeit verloren haben. Halten Sie aber an einer einheitlichen Preisgestaltung fest. Bedenken Sie, dass gerade durch die Hygienemaßnahmen die Anzahl der Patienten eher eingeschränkt sein wird. Deshalb ist der Faktor Umsatz pro Patient umso wichtiger.

Ein sehr guter Lösungsweg kann das Thema Ratenzahlung sein. Gerade Abrechnungszentren (wie die ABZ eG) bieten dies patientenfreundlich an. Der Vorteil ist, dass die Ratenzahlung mit dem Abrechnungszentrum vereinbart wird und der Patient Ihnen (bzw. Ihren Mitarbeiter/innen) nicht offenbaren muss, dass er Ihre Rechnung derzeit nicht gleich ganz zahlen kann.

Schritt 3: Behalten Sie die Behandlungen – auch in betriebswirtschaftlicher Sicht – im Auge

Eine Weisheit aus dem Vertrieb besagt:
Wer immer „ja“ sagt, macht Umsatz!
Wer auch mal „nein“ sagt, der macht Gewinn!

Denken Sie bei Ihren Behandlungen also bitte daran, dass die Durchführung (Art und Zeit) betriebswirtschaftlich sinnvoll sein muss. Selbstverständlich unter Berücksichtigung der standesrechtlichen Richtlinien.

Häufig können Sie Behandlungen und auch die „Patientenauswahl“ durch die Terminvergabe steuern. Nicht jeder Patient, der durch Ihre Praxistür kommt, ist tatsächlich auch Ihr Patient!

Schritt 4: Werden Sie jeden Tag ein bisschen besser

Auch wenn Sie heute noch nicht da stehen, wo Sie vielleicht stehen wollen, so arbeiten Sie nicht nur daran, Ihre Patientenversorgung zu optimieren, sondern Ihre

gesamte betriebswirtschaftliche Situation.

Wenn Sie hier Unterstützung benötigen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

Die ABZ BestPraxis GmbH

prüft und optimiert mittels einer Abrechnungsanalyse Ihre Privat- und Kassenabrechnung und zeigt Ihnen Schwachstellen und Potenziale auf.
zeigt Ihnen über eine Praxisanalyse, wie sich Ihre Praxis in den letzten Jahren entwickelt hat und wo Sie gerade stehen.
entwickelt mit Ihnen eine individuelle Business-Planung, durch die Sie immer wissen, wo Sie gerade finanziell stehen.
zeigt Ihnen über unsere Marketinganalyse, wie Sie mehr der zu Ihnen passenden Patienten erhalten können.
unterstützt Sie regelmäßig über ein Dauermandat, wie Sie Schritt für Schritt Ihre Praxis voranbringen.

Sprechen Sie uns an, denn es lohnt sich immer!

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