Das beste Erfolgsrezept: Optimierte Praxisabläufe

Tatsache ist vielmehr: Mit zunehmendem Fachkräftemangel rücken solche Szenarien fast in den Bereich des Unmöglichen. Gleichzeitig erhöht sich aber auch die Arbeitsbelastung für das verbleibende Personal.

Immer mehr administrative Aufgaben werden auf immer weniger Köpfe verteilt. Fällt dann noch kurzfristig jemand wegen Krankheit aus, ist das Chaos meist schon vorprogrammiert. Das Ergebnis sind dann oft überlastete Mitarbeiter/-innen, die im Praxisalltag so viele unterschiedliche Aufgaben zusätzlich übertragen bekommen, dass sie diese ohne Überstunden überhaupt nicht bewältigen können.

Die meisten der Leser werden solche oder ähnliche Situationen aus Ihrer Praxis kennen. Umso logischer daher, sich den täglichen Praxisablauf mal genauer anzuschauen und auf folgende Fragestellungen hin abzuklopfen:

1. Gibt es Arbeiten, die nicht unbedingt von einer Kollegin, sondern effizienter von einem Software-Modul übernommen werden könnten?
2. Weiß das Praxisteam morgens bei Arbeitsantritt, welche Aufgaben von wem erledigt werden oder gibt es täglich neue Einteilungen?
3. An welchen Stellen wird wirklich noch viel Papier in Form von Ausdrucken oder gar handschriftlichen Listen benötigt?
4. Wie sieht es mit den Aufgaben insgesamt aus? Sind diese fair verteilt, oder gibt es große Leistungsschwankungen im Team?

Verzaubert Digitalisierung? Aber sicher!

Denn wenn große Teile der täglichen administrativen Arbeiten von der vorhandenen Praxis-EDV übernommen werden, verringert sich der Berg an Aufgaben schon mal um einen erheblichen Prozentsatz – und wird oft auch noch viel sicherer!

Setzt der/die Praxismanager/-in dann auch noch auf eine faire und transparente Verteilung der Aufgaben innerhalb des Teams, wird jeder Arbeitstag noch etwas effizienter. Denn: Wenn man genau weiß, was der nächste Arbeitstag so mit sich bringt, wird jeder im Team schon vorbereitet in den Tag starten und sich Gedanken gemacht haben, wie die Aufgaben innerhalb der Arbeitszeit am besten erledigt werden können.

Digitale Prozessabläufe – gut gedacht ist halb gewonnen!

Allerdings lassen sich digitale Prozessabläufe nicht mal eben aus dem Ärmel schütteln. Dazu muss sich der/die Praxismanager/-in reiflich Gedanken machen:

• Welche Aufgaben verbergen sich im Behandlungsprozess
• Wie sollen die Kolleginnen und Kollegen diese Aufgaben am besten erledigen
• Welche Arbeitsanweisungen kann ich ihnen an die Hand geben, damit immer der gleiche Qualitätsstandard erhalten bleibt?
• Gibt es zeitliche Abläufe, die berücksichtigt werden sollen?

Das zahlt zum einen in ein standardisiertes Qualitätsmanagement ein und zum anderen kann mit Hilfe eines Software-gestützten Ablaufs jede einzelne Aufgabe eines solchen Behandlungsprozesses einer bestimmten Person oder einer bestimmten Rolle zugewiesen werden. So werden alle anfallenden Arbeiten bereits morgens ganz transparent in den Aufgabenlisten des Praxisteams auftauchen. Jeder weiß, was er/sie zu tun hat und trägt den Status der Aufgabe in seine Liste ein: „offen“, „in Arbeit“ oder am besten „erledigt“. Als Praxismanager:in kann man mit einem Mausklick sehen, welche Aufgaben sich in welchem Status befinden.

Ein kurzes Praxisbeispiel:

Wird nun eine Kollegin krank oder geht in Urlaub, wird eine ebenfalls hinterlegte Vertreterregelung die offenen Aufgaben an die verbleibenden Personen gleichmäßig verteilen.

Der nicht zu unterschätzende Nebeneffekt dieser intensiven Vorarbeiten ist, dass der/die Praxismanager:in sich erstmals einen kompletten Überblick über alle anfallenden Aufgaben verschaffen muss. Oftmals werden Dinge nebenbei – quasi im Verborgenen erledigt – alle diese Einzelschritte werden dann erstmals sichtbar und im besten Falle dann auch wertgeschätzt. Interpretationsspielräume, wie Einzelschritte optimal umgesetzt werden sollen, werden eingedämmt; denn oft werden diese von jedem Teammitglied anders erledigt.

Fazit:

Man kann sich das Leben durch den Einsatz von gut durchdachten Software-Modulen erheblich erleichtern – das gilt nicht nur für den/die Praxismanager:in, sondern für jedes einzelne Teammitglied. Festgelegte digitalisierte Prozesse führen dazu, dass neue Kollegen sich schneller einarbeiten können – ohne ständiges Nachfragen, dass vom Praxisinhaber gewünschte Qualitätsstandards stets in der gleichen Form eingehalten werden und dass jeder genau weiß, was zu tun ist und das Management stets bestens über den Status quo der Praxis informiert ist.

Aber das Wichtigste für die Praxismitarbeiter:innen ist, dass die Arbeit transparent und fair aufgeteilt wird und die Praxisinhaber:innen einen kompletten Überblick darüber haben, was ihr Team täglich leistet.